طراحی گزارشات هوشمند تجاری
مقدمه
بطور مشخص میتوان به پراکندگی دادهها و چالش یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات تحلیلی – عملیاتی بعنوان یک ابرچالش سازمان‌ها در استفاده از دادهها اشاره نمود.
نرم افزارهای عملیاتی در سازمان، مثل برنامه های فروش، مالی، منابع انسانی، انبار، حقوق دستمزد و … می‌تواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد. کمتر دیده شده که مدیران ارشد از ابزارهای ذکر شده بعنوان منبع تصمیم‌سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارشات مورد نظر آنها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه میشود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود.
بدلیل نوع طراحی نرم افزارهای عملیاتی، ساختن گزارشات حجیم از اطلاعات موجود بسیار کند خواهد بود.
بیشتر گزارشات تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم میباشد و نمی‌توان بوسیله آنها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت.
در بسیاری از مواقع گزارشات ساخته شده دیدگاهی عمیق به مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک مناسب ارائه نمی‌دهد.
پرسنل یک مجموعه برای درک بهتر از شرایط کار نیاز به گزارشات تحلیلی دارند. عدم سهولت در ایجاد چنین گزارشاتی باعث میشود تا افراد بدنه سازمان از مسیر اصلی کار خارج گردند و یا زمان زیادی صرف تحلیل شرایط مختلف نمایند.
هوش تجاری یا Business Intelligence راهکاری است که برای شرایط مطرح شده، پاسخ مناسب ارائه می‌دهد.
هوش تجاری چیست؟
هوش تجاری مجموعه توانایی‌ها، تکنولوژی‌ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک مینماید. ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه‌هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می‌دهند.
هوش تجاری چطور کار میکند؟
هوش تجاری بر مبنای یک هدف ساده پیاده‌سازی میشود: “بهبود کارایی با ایجاد بستر مناسب برای تصمیم سازی در سازمان”. وقتی که دیدگاه مدیران نسبت به دادههای سازمانی کامل وجامع است، میتوان به تصمیمات اتخاذ شده اطمینان کامل داشت و مطمئن بود که این تصمیمات، سازمان را در شرایط رقابتی حفظ مینماید و همچنین اهداف تعریف شده به دست خواهند آمد. اما برای استفاده کامل از قابلیت‌های هوش تجاری، این راهکار باید توانایی انعطاف‌پذیری و در اختیار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تیم‌ها و کل سازمان را داشته باشد. همچنین هوش تجاری باید به نیازهای مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخ دهد و از تمام اطلاعات ساختار یافته (Structured Data) و یا ساختار نیافته (Unstructured Data) برای تصمیم‌سازی استفاده نماید.
راهکار هوش تجاری
راهکار هوش تجاری مجموعه امکانات هماهنگ برای تسهیل فرآیند تصمیم‌سازی در سازمان در تمام سطوح است که به سادگی و با هزینه کم قابل پیاده‌سازی میباشد.
هماهنگی دادهها : به طور معمول در سازمان‌ها پراکندگی اطلاعاتی زیادی مشاهده میشود سرویس هماهنگ‌کننده اطلاعات در راهکار هوش تجاری این امکان را فراهم میآورد تا بانک اطلاعاتی متمرکز از اطلاعات ارزشمند برای تصمیم‌سازی ساخته شود.
انباره دادهها: همان‌طور که گفته شد در سازمان‌ها پراکندگی اطلاعات یکی از بزرگترین معضلات میباشد. انباره داده این امکان را فراهم میآورد تا دادههای مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگی در یک بانک اطلاعاتی متمرکز قرار گیرد.
داشبورد گزارشات: راه‌های مختلفی برای نمایش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما این تنها بخشی از راهکار هوش تجاری میباشد. یک گزارش موثر باید بخوبی با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نیازهای آنها را مرتفع نماید.
OLAP (Online Analytical Processing): قابلیتی است که دسترسی به اطلاعات برای ساخت گزارشات و تحلیل داده را برای کاربران غیر فنی امکان‌پذیر مینماید.
نظارت : با استفاده از نظارت (Monitoring) میتوان بر شرایط اهداف مهم نظارت نمود و وضعیت پیشرفت آنها را تحت نظر گرفت. بعنوان مثال میتوان میزان فروش هدف یک ماه را با میزان فروش واقعی مقایسه نمود و در خصوص برنامه‌ریزی فروش تصمیم‌گیری نمود.
تحلیل: دریافت اطلاعات و نمایش آنها در شکل‌های گوناگون تنها اولین قدم در راهکار هوش تجاری میباشد که ابزار قدرتمند تحلیل برای گروه‌های مختلف و موضوع‌های متفاوت را در اختیار افراد قرار می‌دهد.
چه نوع کسب و کارهایی می‌توانند از این راهکار بهره ببرد؟
- شرکت‌های تولیدی و فروش:
- بدست آوردن دیدگاه نسبت به افزایش یا کاهش سود حاصل از فروش. میزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانالهای فروش، پیشبینی میزان فروش و سود آوری بر مبنای دادههای قبلی
- کنترل و برنامه‌ریزی مناسب برای منابع فروش
- شناسایی مشتریان با ارزش
- هماهنگی برنامه فروش با اهداف سازمانی
- شرکت‌های سرمایه‌گذاری:
- بدست آوردن دیدگاه نسبت به سرمایه‌گذاری‌های انجام شده و پیشبینی سود حاصل از منابع مالی اختصاص داده شده
- بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط هر یک از سرمایه‌گذاری‌های انجام شده بصورت جداگانه
- کنترل اهداف و یا تعیین اهداف جدید بر مبنای گزارشات بدست آمده
- تصمیم‌سازی برای انجام سرمایه گذاری‌های جدید بر مبنای تحلیل دادههای پیشین
- هماهنگی شرایط سرمایه‌گذاری با اهداف سازمانی
- شرکت‌های پروژه‌ای:
- بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط پروژه‌های انجام شده در هر لحظه
- بدست آوردن دیدگاه از بودجه و منابع تخصیص داده شده به پروژه
- تحلیل ارزش کسب شده در طول مدت حیات پروژه
- پیشبینی شرایط منابع موجود با پیشرفت پروژه
- هماهنگ نمودن شرایط پروژه‌ها با اهداف سازمانی
چه افرادی در سازمان از پیاده‌سازی این راهکار بهره خواهند برد؟
- مدیران ارشد:
- در اختیار داشتن محلی متمرکز برای مشاهده گزارشات مختلف از شرایط سازمان
- افزایش ضریب اطمینان تصمیم‌سازی
- کاهش هزینه‌ها با بدست آمدن دیدگاه نسبت به عملکرد بخش‌های مختلف سازمان
- بررسی شرایط اهداف سازمان و برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف
- مدیران فروش، عملیات، پروژه:
- کنترل روند انجام امور با در اختیار گرفتن گزارشات تحلیلی
- تقویت توان مشاوره به مدیران ارشد در جهت انتخاب بهترین استراتژی
- مدیران IT:
- کاهش حجم امور تکراری با خودکار نمودن فرآیندهای جمع‌آوری دادهها و گزارش‌سازی از آنها
- مدیریت و امنیت متمرکز
- استفاده از دانش موجود برای راهبری ابزارها
با سام می‌توانید گزارشهای تحلیلی و ترکیبی مورد نیاز سازمان‌تان را تهیه کنید و از اطلاعات آن برای تحلیل فرایندها، اخذ تصمیمات مدیریتی و در نتیجه بهبود یا اصلاح فرایندها استفاده کنید. البته برای تهیه و ساخت این گزارشها نیاز به آشنایی با مفاهیم و اصول اولیه SQL و ساختار دیتابیس دارید یا از طریق پشتیبانان سام گزارشات مدنظر شما به شکل‌ها و روش‌هایی که شما نیاز دارید تهیه و ارائه می‌شوند. این گزارشها می‌توانند در قالب انواع جدول، نمودار و اکسل باشند.
در سام علاوه‌بر گزارشهای معمول روزانه و آماری، گزارشهای تحلیل هوش تجاری (BI) نیز با تحلیل فرایندها و ارائه گزارشهای دقیق و جامع به مدیران بالادستی و رهبران سازمان کمک میکند تا تصمیمات راهبردی لازم را با استفاده از دادههای واقعی و به‌روز ارائه شده توسط این سیستم با شفافیت بیشتر و دقت بالاتر اتخاذ کنند. سیستم گزارشهای سام انواع گزارشهای مورد نیاز از جمله گزارشهای مرور تعدادی، مرور مبلغی، آنالیز موجودی، مرور انبار و دیگر گزارشها را شامل میشود.