نرم افزار تامین کنندگان و خرید

مدیریت تامین‌کنندگان و فرآیند خرید به‌عنوان ستون فقرات زنجیره تأمین، نقشی حیاتی در کارایی عملیاتی و رقابت‌پذیری سازمان‌ها ایفا می‌کند. در روش‌های سنتی، فرآیندهای تدارکات با چالش‌های متعددی مواجه بود:

پراکندگی داده‌ها: اطلاعات تامین‌کنندگان در فایل‌های اکسل، ایمیل‌ها و اسناد کاغذی

خطاهای محاسباتی: اشتباهات دستی در ثبت سفارشات، تطبیق فاکتورها و پرداخت‌ها که تا ۲۰٪ هزینه‌ها را افزایش می‌داد

عدم شفافیت: ناتوانی در ردیابی عملکرد تامین‌کنندگان یا تحلیل هزینه‌های خرید

نرم‌افزارهای مدرن مدیریت تامین‌کنندگان و خرید با تبدیل این فرآیندها به یک اکوسیستم دیجیتال یکپارچه، تحولی بنیادین ایجاد کرده‌اند. این سیستم‌ها نه تنها چرخه کامل تدارکات از شناسایی تامین‌کننده تا پرداخت نهایی را اتوماسیون می‌کنند، بلکه با بهره‌گیری از داده‌های تحلیلی، امکان تصمیم‌گیری استراتژیک را فراهم می‌سازند. بر اساس مطالعات، سازمان‌های استفاده‌کننده تا ۴۰٪ کاهش هزینه‌های تدارکات و ۳۰٪ افزایش سرعت فرآیندها را تجربه می‌کنند.

چرا نرم‌افزار مدیریت تامین‌کنندگان و خرید برای سازمان‌ها ضروری است؟

• بهینه‌سازی فرآیندهای تدارکاتی و کاهش هزینه‌ها

اتوماسیون گردش کار: خودکارسازی مراحل درخواست خرید، تأیید مالی، صدور سفارش و پرداخت که زمان پردازش را از ۵-۷ روز به کمتر از ۲۴ ساعت کاهش می‌دهد.

کاهش خطاهای انسانی: محاسبه خودکار قیمت‌ها، مالیات و تخفیف‌ها که خطاها را از ۱۵-۲۰٪ به کمتر از ۱٪ می‌رساند.

شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی: تحلیل داده‌های تاریخی خرید برای مذاکره بهتر با تامین‌کنندگان و انتخاب گزینه‌های مقرون‌به‌صرفه

• افزایش شفافیت و انطباق قانونی

ردیابی کامل تراکنش‌ها: ثبت دیجیتال هر مرحله از فرآیند خرید با قابلیت Audit Trail برای ممیزی‌های داخلی و مالیاتی.

انطباق خودکار با قوانین: به‌روزرسانی سیاست‌های مالیاتی (مانند مالیات بر ارزش افزوده) و استانداردهای حسابداری.

استانداردسازی فرآیندها: اجرای یکپارچه خط‌مشی‌های سازمانی در تمام واحدها

• تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری استراتژیک

داشبوردهای تحلیلی پیشرفته: ارائه گزارش‌هایی مانند:

مقایسه قیمت‌های تامین‌کنندگان برای کالاهای مشابه

شناسایی تامین‌کنندگان پرریسک یا کم‌بازده

پیش‌بینی تقاضا و برنامه‌ریزی خرید بر اساس الگوهای تاریخی.

ادغام با سیستم‌های کلان: یکپارچه‌سازی با ERP، انبارداری و حسابداری برای انتقال بلادرنگ داده‌ها (مثال: کاهش موجودی انبار → صدور خودکار درخواست خرید)

• کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری

حذف فرآیندهای کاغذی: صرفه‌جویی ۳۰٪ در هزینه‌های اداری و بایگانی.

بهینه‌سازی موجودی: هشدار خودکار درباره سطح موجودی بحرانی که ۲۵٪ از هزینه‌های انبارداری می‌کاهد.

• تقویت امنیت و کنترل دسترسی

رمزنگاری داده‌های حساس: محافظت از اطلاعات مالی و قراردادها در برابر دسترسی غیرمجاز.

تعیین سطوح دسترسی: محدودیت مشاهده داده‌ها بر اساس نقش کاربران (مثلاً عدم دسترسی کارشناسان به اطلاعات قراردادها)

چرا نرم افزار تامین کنندگان و خرید سام؟

✅ تعریف و گروهبندی تامین کنندگان با امکان تفکیک واحدهای معاف از ارزش افزوده از واحدهای مشمول
✅ ثبت و نگهداری پیشنهادات قیمت درخواستی و دریافتی
✅ برگزاری کمسیون معاملات
✅ ثبت و نگهداری قراردادهای خرید کالا و خدمت برمبنای استعلامهای دریافت شده، استعلامهای تایید شده کمسیون و درخواست خرید
✅ ثبت و نگهداری فاکتورهای خرید کالا برمبنای استعلامهای دریافت شده، استعلامهای تایید شده کمسیون، قراردادهای کارفرمایی، صورت وضعیت، قرارداد خرید، درخواست خرید و یا بدون مبنا
✅ ثبت و نگهداری فاکتورهای خرید خدمات
✅ محاسبه ارزش افزوده فاکتورهای صادره
✅ استهلاک پیش پرداخت در فاکتورهای صادره

✅ ثبت و نگهداری برگشت خرید
✅ صدور اتوماتیک پیش نویس سند خرید و برگشت خرید و تبدیل پیش نویس به سند حسابداری بعد از تکمیل اطلاعات توسط کارشناسان حسابداری
✅ قابلیت مرور خرید
✅ مرور فرآیند تامین
✅ ارزیابی عملکرد گروه های کاری بازرگانی و کارشناسان خرید