مقدمه

بطور مشخص می‌­توان به پراکندگی داده‌ها و چالش یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات تحلیلی – عملیاتی بعنوان یک ابرچالش سازمان‌­ها در استفاده از داده­‌ها اشاره نمود.

نرم افزارهای عملیاتی در سازمان، مثل برنامه های فروش، مالی، منابع انسانی، انبار، حقوق دستمزد و … می‌­تواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد. کمتر دیده شده که مدیران ارشد از ابزارهای ذکر شده بعنوان منبع تصمیم‌­سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارشات مورد نظر آن­ها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه می­شود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود.

بدلیل نوع طراحی نرم افزارهای عملیاتی، ساختن گزارشات حجیم از اطلاعات موجود بسیار کند خواهد بود.

بیشتر گزارشات تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می‌­باشد و نمی‌­توان بوسیله آن­ها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت.

در بسیاری از مواقع گزارشات ساخته شده دیدگاهی عمیق به مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک مناسب ارائه نمی‌­دهد.

پرسنل یک مجموعه برای درک بهتر از شرایط کار نیاز به گزارشات تحلیلی دارند. عدم سهولت در ایجاد چنین گزارشاتی باعث می­شود تا افراد بدنه سازمان از مسیر اصلی کار خارج گردند و یا زمان زیادی صرف تحلیل شرایط مختلف نمایند.

هوش تجاری یا Business Intelligence راهکاری است که برای شرایط مطرح شده، پاسخ مناسب ارائه می­‌دهد.

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری مجموعه توانایی­‌ها، تکنولوژی­‌ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک می­نماید. ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه­‌هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می‌­دهند.

هوش تجاری چطور کار می­کند؟

هوش تجاری بر مبنای یک هدف ساده پیاده‌­سازی می­شود: “بهبود کارایی با ایجاد بستر مناسب برای تصمیم سازی در سازمان”. وقتی که دیدگاه مدیران نسبت به داده­‌های سازمانی کامل وجامع است، می­توان به تصمیمات اتخاذ شده اطمینان کامل داشت و مطمئن بود که این تصمیمات، سازمان را در شرایط رقابتی حفظ می­نماید و همچنین اهداف تعریف شده به دست خواهند آمد. اما برای استفاده کامل از قابلیت‌­های هوش تجاری، این راهکار باید توانایی انعطاف­‌پذیری و در اختیار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تیم‌­ها و کل سازمان را داشته باشد. همچنین هوش تجاری باید به نیازهای مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخ دهد و از تمام اطلاعات ساختار یافته (Structured Data) و یا ساختار نیافته (Unstructured Data)  برای تصمیم­‌سازی استفاده نماید.

راهکار هوش تجاری

راهکار هوش تجاری مجموعه امکانات هماهنگ برای تسهیل فرآیند تصمیم­‌سازی در سازمان در تمام سطوح است که به سادگی و با هزینه کم قابل پیاده­‌سازی می‌­باشد.

هماهنگی داده‌­ها : به طور معمول در سازمان‌­ها پراکندگی اطلاعاتی زیادی مشاهده می­شود سرویس هماهنگ­‌کننده اطلاعات در راهکار هوش تجاری این امکان را فراهم می‌­آورد تا بانک اطلاعاتی متمرکز از اطلاعات ارزشمند برای تصمیم­‌سازی ساخته شود.

انباره داده­‌ها:  همان‌طور که گفته شد در سازمان‌­ها پراکندگی اطلاعات یکی از بزرگترین معضلات می­باشد. انباره داده این امکان را فراهم می­آورد تا داده­های مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگی در یک بانک اطلاعاتی متمرکز قرار گیرد.

داشبورد گزارشات:  راه­‌های مختلفی برای نمایش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما این تنها بخشی از راهکار هوش تجاری می­‌باشد. یک گزارش موثر باید بخوبی با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نیازهای آن­ها را مرتفع نماید.

OLAP (Online Analytical Processing): قابلیتی است که دسترسی به اطلاعات برای ساخت گزارشات و تحلیل داده را برای کاربران غیر فنی امکان­‌پذیر می­نماید.

نظارت : با استفاده از نظارت (Monitoring) می‌­توان بر شرایط اهداف مهم نظارت نمود و وضعیت پیشرفت آن­ها را تحت نظر گرفت. بعنوان مثال می­توان میزان فروش هدف یک ماه را با میزان فروش واقعی مقایسه نمود و در خصوص برنامه­‌ریزی فروش تصمیم­‌گیری نمود.

تحلیل:  دریافت اطلاعات و نمایش آن­ها در شکل­‌های گوناگون تنها اولین قدم در راهکار هوش تجاری می­باشد که ابزار قدرتمند تحلیل برای گروه‌های مختلف و موضوع­‌های متفاوت را در اختیار افراد قرار می‌­دهد.

چه نوع کسب و کارهایی می‌­توانند از این راهکار بهره ببرد؟

  1. شرکت­‌های تولیدی و فروش:
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به افزایش یا کاهش سود حاصل از فروش. میزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانال­های فروش، پیش­بینی میزان فروش و سود آوری بر مبنای داده­‌های قبلی
  • کنترل و برنامه­‌ریزی مناسب برای منابع فروش
  • شناسایی مشتریان با ارزش
  • هماهنگی برنامه فروش با اهداف سازمانی
  1. شرکت­‌های سرمایه‌­گذاری:
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به سرمایه­‌گذاری­‌های انجام شده و پیش‌­بینی سود حاصل از منابع مالی اختصاص داده شده
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط هر یک از سرمایه­‌گذاری­‌های انجام شده بصورت جداگانه
  • کنترل اهداف و یا تعیین اهداف جدید بر مبنای گزارشات بدست آمده
  • تصمیم­‌سازی برای انجام سرمایه گذاری­‌های جدید بر مبنای تحلیل داده­‌های پیشین
  • هماهنگی شرایط سرمایه­‌گذاری با اهداف سازمانی
  1. شرکت­‌های پروژه‌­ای:
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط پروژه­‌های انجام شده در هر لحظه
  • بدست آوردن دیدگاه از بودجه و منابع تخصیص داده شده به پروژه
  • تحلیل ارزش کسب شده در طول مدت حیات پروژه
  • پیش­‌بینی شرایط منابع موجود با پیشرفت پروژه
  • هماهنگ نمودن شرایط پروژه­‌ها با اهداف سازمانی

چه افرادی در سازمان از پیاده­‌سازی این راهکار بهره خواهند برد؟

  1. مدیران ارشد:
  • در اختیار داشتن محلی متمرکز برای مشاهده گزارشات مختلف از شرایط سازمان
  • افزایش ضریب اطمینان تصمیم‌­سازی
  • کاهش هزینه­‌ها با بدست آمدن دیدگاه نسبت به عملکرد بخش‌­های مختلف سازمان
  • بررسی شرایط اهداف سازمان و برنامه‌­ریزی برای دستیابی به اهداف
  1. مدیران فروش، عملیات، پروژه:
  • کنترل روند انجام امور با در اختیار گرفتن گزارشات تحلیلی
  • تقویت توان مشاوره به مدیران ارشد در جهت انتخاب بهترین استراتژی
  1. مدیران IT:
  • کاهش حجم امور تکراری با خودکار نمودن فرآیندهای جمع­‌آوری داده­ها و گزارش­‌سازی از آن­‌ها
  • مدیریت و امنیت متمرکز
  • استفاده از دانش موجود برای راهبری ابزارها

با سام می‌­توانید گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی مورد نیاز سازمان‌تان را تهیه کنید و از اطلاعات آن برای تحلیل فرایندها، اخذ تصمیمات مدیریتی و در نتیجه بهبود یا اصلاح فرایندها استفاده کنید. البته برای تهیه و ساخت این گزارش‌ها نیاز به آشنایی با مفاهیم و اصول اولیه SQL و ساختار دیتابیس دارید یا از طریق پشتیبانان سام گزارشات مدنظر شما به شکل‌ها و روش‌هایی که شما نیاز دارید تهیه و ارائه ‌می‌شوند. این گزارش‌‌ها می‌توانند در قالب انواع جدول، نمودار و اکسل باشند.

در سام علاوه‌بر گزارش‌های معمول روزانه و آماری، گزارش‌‌های تحلیل هوش تجاری (BI) نیز با تحلیل فرایندها و ارائه گزارش‌های دقیق و جامع به مدیران بالادستی و رهبران سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات راهبردی لازم را با استفاده از داده‌های واقعی و به‌روز ارائه شده توسط این سیستم با شفافیت بیش‌تر و دقت بالاتر اتخاذ کنند. سیستم‌ گزارش‌های سام انواع گزارش‌های مورد نیاز از جمله گزارش‌های مرور تعدادی، مرور مبلغی، آنالیز موجودی، مرور انبار و دیگر گزارش­ها را شامل می‌شود.